Мы собрали полный список документов: Часть 1 — РД, которые обязательно должны быть в Банке, Часть 2 — РД по необходимости.

Мы составили список всех РД по 318-П, (частично по 2054-У), которые должны быть разработаны в каждом Банке. Условно мы их разделили на те, которые обязательно должны быть в наличии (запрашиваются при проверках ЦБ РФ) и те, которые составляются при необходимости, например,  в случае возложения на кассовых работников дополнительных функций, наличия послеоперационной кассы, банкоматов/терминалов или собственной службы инкассации.

По всем пунктам есть полезные советы, либо готовые  положения, порядки, приказы и письма, которые можно использовать в работе как шаблоны.

Распорядительные документы, которые обязательно должны быть в Банке.

1. РД «Об установлении минимального остатка наличных денег». — п. 1.2.318-П

Согласно нему устанавливается минимальный остаток хранения наличных денег в Кредитной организацииФилиалеВСП. Минимальный остаток хранения наличных денег устанавливается для того, чтобы на утро следующего дня оставались деньги для работы с клиентами.Об установленном лимите необходимо письменно сообщить в территориальное отделение Банка России, на территории которого обслуживается кредитная организация.

Если ВСП открыто и обслуживается на другой территории, то тогда лимит, установленный там, в общую сумму остатка не включается и определяется отдельным Приказом. В этом случае письмо направляется в то территориальное отделение Банка России, где происходит кассовое обслуживание ВСП. Филиал кредитной организации, в дополнение к письму в ЦБ, направляет письмо в открывшую его кредитную организацию (Головное отделение — ГО).

Письмо в ЦБ о минимальном  остатке.
Письмо в ГО о минимальном остатке.

2. РД «О назначении ответственных за ценности ГО/Филиал».п. 1.3 318-П

По нему назначаются должностные лица, ответственные за сохранность ценностей в хранилище ценностей/ сейфовой комнате /сейфе кредитной организации/ Филиала/ ВСП. В ГО и Филиале назначаются два человека, в ВСП с одним кассовым работником можно назначить только этого кассового работника ВСП РД «О назначении ответственных за ценности ВСП»— в этом случае все кассовые операции выполняет только он. п. 19.1 318-П —  при наличии нескольких хранилищ ценностей, должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, могут определяться РД кредитной организации по каждому хранилищу ценностей.

3. Порядок аттестации кассовых работников.

Устанавливается отдельным РД или в Положении по организации кассовой работы. п. 1.9. 318-П— о порядке, сроках, форме документа, подтверждающего проведение проверки знаний должностными лицами, кассовыми и инкассаторскими работниками Положения № 318-П, в части, касающейся их работы.

4. Порядок действий сотрудников при возникновении излишков/недостач наличных денег.

Устанавливается отдельным РД или в Положении по организации кассовой работы — п.1.12.318-Пп.1.11. Указания №2054-У—  разрабатывается порядок действий сотрудников при возникновении излишков/недостач, возникших  при закрытии/ открытии операционного дня, при проведении ревизий,  при пересчете денежной наличности, упакованной другими сотрудниками, и т.д., а так же порядок урегулирования указанных расхождений.

Важно: Если излишки/недостача выявлены в упаковке кассового работника, то всегда составляется Акт ф. 04020145, если при закрытии дня или во время проведения  ревизии – то Акт произвольной формы. При пересчете сумок от организаций – составляется Акт на оборотной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке.

5. Письмо об утрате наличных денег — п.1.11.318-П

С  ноября 2014 года в случае утраты, хищения наличных денег/нападения на должностных лиц не позднее 3-х дней после наступления такого случая, необходимо направить письменное сообщение в территориальное отделение  ЦБ РФ/ в Департамент надзора за системно значимыми кредитными организациями (если им осуществляется надзор) и Департаменту наличного денежного обращения Банка России.

6. РД «О порядке хранения и  заверения  количества листов»:

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД.п. 1.13.  318-П.Обязанности по заверению количества листов в указанных книгах/ журналах лучше возлагать на тех сотрудников, которые работают на местах, например, на Руководителя  Филиала/ВСП и заведующего кассой/старшего бригады инкассаторов.

Порядок хранения:

  • Книги ф. 04020124 – под ответственностью кассовых работников, после окончания – 10 дней, затем уничтожается;
  • Журнал ф. 0402162 – под ответственностью зав/кассой, после полного использования – 5 лет;
  • Журнал ф. 0402305 – под ответственностью руководителя инкассации/старшего бригады инкассаторов, после полного использования – 5-лет.
  • Книга ф. 0402124 — ведется  при передаче наличных денег и ценностей между заведующим кассой и кассиром;
  • Журнал ф. 0402162 — ведется  должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей совместно с представителем службы охраны (при наличии) перед открытием и после закрытия хранилища ценностей;
  • Журнал ф. 0402305 — ведется инкассаторскими работками для учета выданных явочных карточек, штампов, ключей и доверенностей;
  • Книга хранилища ценностей ф. 0402118 сейчас в основном ведется в электронном виде, лист книги  распечатывается ежедневно в конце операционного дня из программы и, после сверки с фактическим наличием ценностей и подписания должностными лицами, помещается с ценностями в хранилище, затем в кассовый сшив. Остатки ценностей в книге выводятся на дату следующего рабочего дня.

7. РД «О  количестве приходных кассовых ордеров ф. 0402008 (ПКО) и расходных кассовых ордеров ф. 0402009 (РКО), оформляемых при проведении операций».

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД — п. 2.4. 318-Пп. 2.1.  Указания № 2054-У.

Можно  организовать следующим образом:

  • при совершении  операций приема/выдачи наличных денег по вкладам, переводам  количество ПКО и РКО – 2 экземпляра – один экземпляр, с печатью кассы — клиенту, второй  —  в кассовый сшив;
  • по внутрисистемным операциям:  инкассация/перевозка наличных денег, загрузка/выгрузка банкоматов и терминалов, сдача/подкрепление в КЦ, прием/выдача в послеоперационную кассу и т.д.  – 1 экземпляр – в кассовый сшив.

8. РД «О видах штампов, пломбиров и клише, используемых кассовыми работниками при работе с денежной наличностью».

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы. — п. 2.8.318-П.

Как правило,  руководителем кассового подразделения   определяется, что будет указано на пломбирахклише и штампах.

Важно: На штампах с денежной наличностью (на полных и неполных пачках) проставляется БИК КЦ.

Дополнительно, при заключении Договора с ЦБ РФ на кассовое обслуживание, Банк  письменно сообщает о реквизитах, используемых на штампах, пломбирах и клише, которые будут проставляться на упаковке с денежной наличностью при сдаче в Кассовый Центр (КЦ). — Письмо в ЦБ о реквизитах;

9. РД «О возложении обязанности контроля за пересчетом наличных денег» — п.13.1.318-П

По нему назначаются сотрудники, в присутствии которых осуществляется пересчет наличных денег (контролирующие работники).

10. Порядок формирования и хранения кассовых сшивов.

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД. Назначают ответственных сотрудников отдельным РД. — п.18.2., 18.4.  318-П –  устанавливается  порядок подбора кассовых документов. п. 18.8. 318-П – в ВСП назначаются сотрудники, ответственные за сверку с данными бухгалтерского учета в справке 0402114, книге 0402118, в тексте для дела (сшива) 0402433. п.  18.9. 318-П – необходимо определить место хранения кассовых сшивов и сотрудников, ответственных  за хранение.

11. Приказ «О порядке хранения дубликатов ключей от хранилища ценностей».

Устанавливается отдельным РД. — п. 19.3. 318-П—  хранилище ценностей и сейфы, установленные в них, сейфы ВСП имеют дубликаты ключей, которые необходимо сдавать на хранения в другие  ВСП / Филиал Банка.

Договор хранения ключей. — Если у банка отсутствуют ВСП или находятся территориально слишком далеко, то ЦБ разрешает сдавать дубликаты ключей в другие банки – в этом случае порядок сдачи, хранения и изъятия с мест хранения определяется в Договоре хранения ключей.

12. РД «О  видах ценностей, хранящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП, и порядок их хранения»- п. 19.4. 318-П

Определяется  в Положении по организации кассовой работы и в Положениях по направлениям работы, например, по работе с пластиковыми картами, банкоматами, кредитованию и т.д. – разрабатываются отделами, ответственными за данное направление.

13. РД «О порядке и периодичности проведения ревизии наличных денег, проверок порядка ведения кассовых операций».

Устанавливается в Учетной политике, Положении по организации кассовой работ,  отдельным РД. — п. 19.12. 318-П. Ревизия наличных денег и ценностей, а так же проверка организации кассовой работы проводится не реже 1 раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей/кассового работника ВСП (увольнение/перемещение), а так же по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку Банка.

14. Акт приема-передачи РД «О назначении уполномоченных лиц, присутствующих при приеме-передаче ценностей в случае временного отсутствия должностных лиц».

Назначаются отдельным РД. При замещении временно отсутствующих должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП (отпуск, болезнь, временное перемещение), при организации посменной работы указанных работников, ревизия не проводится, передача ценностей производится по Акту приема-передачи. Если передача проводится в отсутствии должностных лиц, то необходимо  присутствие уполномоченных лиц,  назначенных приказом.

15. Приказ «О проведении ревизии ценностей и проверки организации кассовой работы»п. 19.13. 318-П

Для проведения ревизии  наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций создается комиссия, состав которой  определяется Приказом/Распоряжением по ГО/Филиалу. В состав комиссии не включаются те сотрудники, которые формировали ценности или под ответственностью которых они хранятся.

Важно: Члены ревизионной комиссии допускаются в хранилище для проведения ревизии при наличии Приказа на ревизию и документов, удостоверяющих личность проверяющих/ служебных удостоверений.

Ревизия проводится в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей/ кассового работника ВСП, если указанные сотрудники (один из сотрудников) отсутствует, то в Акте делается отметка об этом. — Акт ревизии ценностей.

16. РД «О порядке  хранения материалов ревизии наличных денег и проверок организации кассовой работы».

Устанавливается в Положении по организации кассовой работы или отдельным РД. п. 19.16. 318-П.Порядок хранения материалов ревизии и проверки организации кассовой работы после рассмотрения руководством Банка можно устанавливать следующим образом:

  • оригиналы Актов ревизии ценностей, Актов проверок организации кассовой работы,  объяснительные сотрудников (при выявлении нарушений) с визой Руководителя Банка, копия Приказа о проведении ревизии —  хранятся у главного бухгалтера/ зам. главного бухгалтера;
  • копии указанных документов – у руководителя проверяемого подразделения в отдельной папке
Поделиться